Polityka prywatności

1.1. Niniejsza Polityka prywatności („Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Easy Diet sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie („Spółka”), w związku z prowadzeniem przez Spółkę serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://routine.expert oraz sklepu internetowego dostępnego pod adresem https://www.store.routine.expert (łącznie „Serwis”) oraz świadczeniem usług i sprzedażą produktów oferowanych pod marką routine. Polityka dotyczy w szczególności danych osobowych użytkowników Serwisu, w tym osób odwiedzających sklep internetowy, osób kontaktujących się ze Spółką, posiadających Konto, dokonujących zakupów, korzystających z usług Spółki oraz osób kontaktujących się ze Spółką za pośrednictwem mediów społecznościowych.

1.2. Pojęcia pisane wielką literą, które nie zostały odrębnie zdefiniowane w niniejszej Polityce, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Serwisu i Sklepu routine., dostępnym pod adresem https://routine.expert/regulamin („Regulamin”).

2.1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) jest Easy Diet sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2A, 00-193 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000229499, posługująca się nadanym numer NIP: 5222760079 oraz numerem REGON: 140064862, z  kapitałem zakładowym w wysokości 50.000,00 złotych („Administrator”, „Spółka”, „my”), w następującym zakresie:

Użytkownik Serwisu

• niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Spółki polegających na zapewnieniu prawidłowego działania Serwisu, bezpieczeństwa korzystania z niego, obsłudze logów technicznych i przeciwdziałaniu nadużyciom, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• analiza sposobu korzystania z Serwisu, tworzenie statystyk, ulepszanie Serwisu oraz – odrębnie – personalizacja treści i działania reklamowe w zakresie, w jakim wykorzystują technologie wymagające zgody użytkownika, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Osoba kontaktująca się ze Spółką lub zainteresowana ofertą, w tym osoba kontaktująca się za pośrednictwem adresu e-mail hello@routine.expert

• podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, w szczególności kontakt w celu przedstawienia oferty i omówienia warunków świadczenia usług, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• obsługa pozostałej korespondencji, udzielanie odpowiedzi na pytania i dokumentowanie przebiegu kontaktu w zakresie uzasadnionym okolicznościami, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Spółki polegający na obsłudze zapytań oraz ochronie przed roszczeniami

Użytkownik posiadający Konto w Serwisie

• niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• zapewnienie bezpieczeństwa Konta, przeciwdziałanie nieuprawnionemu dostępowi i nadużyciom, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Klient będący osobą fizyczną, który zawarł ze Spółką umowę sprzedaży Towarów lub świadczenia usług, albo osoba na której żądanie podjęto działania zmierzające do zawarcia takiej umowy.

• niezbędność do wykonania umowy zawartej ze Spółką lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO
• niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółce, w szczególności wynikających z przepisów prawa podatkowego, rachunkowości oraz przepisów dotyczących praw konsumentów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę, w szczególności zapewnienia kontaktu z Klientem, obsługi zgłoszeń i reklamacji, zapewnienia bezpieczeństwa świadczonych usług oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO
• w zakresie danych dotyczących zdrowia dobrowolnie przekazanych przez Klienta – na podstawie jego wyraźnej zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO, w celu uwzględnienia takich informacji w komunikacji z Klientem lub sposobie realizacji usług

Osoba kierująca reklamację, żądanie dotyczące umowy lub żądanie dotyczące ochrony danych osobowych

• realizacja obowiązków prawnych ciążących na Spółce, w szczególności wynikających z przepisów o prawach konsumenta i RODO, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Osoba, która wyraziła zgodę na otrzymywanie komunikacji marketingowej

• przesyłanie informacji handlowych i marketingowych dotyczących oferty Spółki za pomocą kanału objętego odpowiednią zgodą, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz z uwzględnieniem art. 398 PKE
• dokumentowanie udzielenia i wycofania zgody w celu wykazania zgodności przetwarzania z prawem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Osoba odwiedzająca profile routine. w mediach społecznościowych lub kontaktująca się za ich pośrednictwem

• udzielanie odpowiedzi na wiadomości i komentarze, utrzymywanie kontaktu oraz informowanie o działalności Spółki, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Spółki polegający na prowadzeniu komunikacji i prezentowaniu oferty

Osoba reprezentująca kontrahenta Spółki lub wskazana jako osoba kontaktowa po stronie kontrahenta

• kontakt i współpraca przy zawieraniu i wykonywaniu umów z kontrahentami oraz weryfikacja umocowania do reprezentacji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Spółki polegający na prawidłowej obsłudze relacji gospodarczych
• niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Spółce, w szczególności wynikających z przepisów prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości oraz przepisów dotyczących praw konsumentów – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
• niezbędność do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę, w szczególności zapewnienia kontaktu z Klientem, obsługi zgłoszeń oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO

2.2. Spółka nie przetwarza danych genetycznych Klientów w związku z oferowanymi testami epigenetycznymi.

3.1. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można się kontaktować ze Spółką pisemnie na adres: ul. Stawki 2A, 00-193 Warszawa lub drogą elektroniczną na adres: hello@routine.expert.

4.1. Odbiorcami danych osobowych mogą być – wyłącznie w przypadkach, gdy jest to konieczne oraz w niezbędnym zakresie – podmioty współpracujące ze Spółką w zakresie świadczonych na jej rzecz usług oraz wspierania bieżących procesów biznesowych, w szczególności podmioty świadczące usługi hostingowe, informatyczne, utrzymania i obsługi Serwisu, poczty elektronicznej, zarządzania treścią Serwisu, obsługi newslettera, analityczne, marketingowe, reklamowe, obsługi płatności, księgowe, prawne, doradcze, logistyczne oraz podmioty uczestniczące w realizacji zamówień i usług oferowanych przez Spółkę.

4.2. W związku z korzystaniem przez Spółkę z usług zewnętrznych dostawców technologicznych, w szczególności usług hostingowych, informatycznych, analitycznych i reklamowych, dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy („EOG”), tj. do Stanów Zjednoczonych Ameryki.

4.3. Przekazywanie danych osobowych poza EOG odbywa się z zachowaniem wymogów określonych w rozdziale V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, w tym w ramach EU–US Data Privacy Framework – w odniesieniu do podmiotów objętych tym mechanizmem – albo z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

4.4. Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń związanych z przekazywaniem danych osobowych poza EOG, w tym możliwość uzyskania ich kopii, można uzyskać, kontaktując się ze Spółką na zasadach określonych w rozdziale III Polityki.

5.1. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, to dane osobowe będą przechowywane do czasu wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.

5.2. Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną, lub do podjęcia działań Twoje żądanie, przed zawarciem umowy, to Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a po tym okresie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

5.3. Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Spółce, to Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres czasu wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

5.4. Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę lub przez stronę trzecią, to Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w  zakresie przetwarzania danych osobowych w tych celach, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, chyba że Spółka wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

6.1. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, to podanie danych osobowych jest dobrowolne. Dotyczy to w szczególności dodatkowych danych dotyczących zdrowia objętych odrębną zgodą, komunikacji marketingowej oraz nieobowiązkowych plików cookie.

6.2. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia lub wykonania umowy albo podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wykonania określonej czynności, w szczególności obsługi formularza kontaktowego, utworzenia Konta, złożenia Zamówienia, dostawy lub świadczenia usług.

6.3. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Spółce, obowiązek podania danych wynika z właściwych przepisów prawa.

6.4. Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Spółki, podanie danych jest dobrowolne, jednak ich brak uniemożliwia w określonych sytuacjach obsługę kontaktu lub realizację danego celu.

7.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych osobowych – w zakresie przetwarzania danych na podstawie zgody lub w celach niezbędnych do wykonania umowy oraz w sposób zautomatyzowany oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych – w zakresie przetwarzania danych do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę, chyba że Spółka wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

7.2. W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, przysługuje prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Cofnięcia zgody na przetwarzanie danych dokonuje się poprzez kontakt pod adresem ul. Stawki 2A, 00-193 Warszawa lub drogą elektroniczną na adres hello@routine.expert.

7.3. Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8.1. W Serwisie wykorzystywane są pliki cookie oraz podobne technologie, w tym informacje przechowywane w pamięci przeglądarki, służące do zapewnienia działania Serwisu, zapamiętywania ustawień, prowadzenia statystyk oraz realizowania funkcji marketingowych zgodnie z wyborami użytkownika.

8.2. Informacje, w tym dane osobowe, pozyskane w związku z wykorzystywaniem plików cookie w Serwisie przetwarzane są przez Spółkę jako usługodawcę Serwisu w celach określonych w niniejszej Polityce.

8.3. W Serwisie wykorzystywane są następujące rodzaje plików cookie:

a) pliki cookie niezbędne – służą do zapewnienia prawidłowego działania Serwisu i jego podstawowych funkcji, w tym bezpieczeństwa, obsługi sesji, Konta i koszyka oraz zapamiętywania wyborów dotyczących cookie. Ich stosowanie w zakresie ściśle niezbędnym nie wymaga zgody zgodnie z art. 399 ust. 3 PKE; podstawą przetwarzania powiązanych danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub – gdy dane są konieczne do wykonania umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

b) pliki cookie preferencyjne – służą do zapamiętywania dodatkowych ustawień i preferencji użytkownika; ich wykorzystywanie wymaga uprzedniej zgody użytkownika, a podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

c) pliki cookie statystyczne (analityczne) – służą do gromadzenia informacji o sposobie korzystania z Serwisu, pomiaru odwiedzin, tworzenia statystyk i ulepszania Serwisu; ich wykorzystywanie wymaga uprzedniej zgody użytkownika, a podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

d) pliki cookie marketingowe – służą do analizy skuteczności kampanii, dostosowywania przekazu reklamowego i działań marketingowych; ich wykorzystywanie wymaga uprzedniej zgody użytkownika, a podstawę przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

8.4. Rodzaje plików cookie ze względu na okres przechowywania w przeglądarce:

a) pliki cookie sesyjne (session cookies) – przechowywane podczas sesji korzystania z przeglądarki i co do zasady usuwane po jej zakończeniu;

b) pliki cookie trwałe (persistent cookies) – przechowywane przez okres przypisany do danego pliku lub do czasu jego usunięcia przez użytkownika.

8.5. Rodzaje plików cookie ze względu na pochodzenie:

a) pliki cookie własne (first-party cookies) – ustawiane przez Serwis.

b) pliki cookie osób trzecich (third-party cookies) – ustawiane przez podmioty trzecie w związku z funkcjami wykorzystywanymi w Serwisie.

8.6. Zgoda na stosowanie plików cookie innych niż niezbędne jest wyrażana za pośrednictwem panelu zarządzania zgodami Cookiebot, dostępnego w Serwisie w lewym dolnym rogu strony, który umożliwia zaakceptowanie wszystkich kategorii opcjonalnych, odrzucenie ich albo dokonanie indywidualnego wyboru. Zgoda jest dobrowolna. Do czasu udzielenia zgody wykorzystywane są wyłącznie pliki i technologie ściśle niezbędne.

8.7. Przed udzieleniem zgody użytkownik jest informowany o celach stosowania poszczególnych kategorii plików cookie. Żadna z kategorii opcjonalnych nie jest domyślnie zaznaczona. Odmowa udzielenia zgody nie ogranicza możliwości korzystania z podstawowych funkcji Serwisu.

8.8. Użytkownik może w dowolnym momencie wycofać zgodę lub zmienić dokonany wybór poprzez ponowne otwarcie panelu zarządzania zgodami Cookiebot, dostępnego w Serwisie za pośrednictwem widgetu w lewym dolnym rogu strony. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego stosowania plików cookie na podstawie udzielonej zgody.

8.9. Użytkownik może również usunąć pliki cookie lub ograniczyć ich zapisywanie za pomocą ustawień przeglądarki internetowej. Ograniczenie plików niezbędnych może wpłynąć na prawidłowe działanie Serwisu. Informacje o zarządzaniu plikami cookie są dostępne w dokumentacji przeglądarek, w szczególności:

a) Google Chrome https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=pl;

b) Firefox https://support.mozilla.org/pl/kb/ciasteczka?esab=a&s=ciasteczka&r=0&as=s;

c) Microsoft Edge https://support.microsoft.com/pl-pl/edge/manage-cookies-in-microsoft-edge-view-allow-block-delete-and-use;

d) Opera http://help.opera.com/Windows/12.10/pl/cookies.html;

e) Safari https://support.apple.com/pl-pl/guide/safari/sfri11471/mac.

8.10. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookie wykorzystywanych w Serwisie, w tym ich nazw, dostawców, celów oraz okresów przechowywania, są dostępne w panelu zarządzania zgodami Cookiebot, dostępnym w Serwisie w lewym dolnym rogu strony.